CƠ CHẾ PHỐI HỢP VÀ CUNG CẤP THÔNG TIN CHO CƠ QUAN NHÀ NƯỚC CỦA NỀN TẢNG TMĐT LONGVAN.VN

CHƯƠNG I: NGUYÊN TẮC CHUNG VÀ CĂN CỨ PHÁP LÝ

Điều 1. Phạm vi áp dụng và Mục đích

1. Quy định này thiết lập chi tiết về cơ chế tiếp nhận yêu cầu, trình tự phối hợp nội bộ, phương thức trích xuất và cung cấp thông tin dữ liệu điện tử của nền tảng thương mại điện tử trung gian LONGVAN.VN (Long Van Wellness) cho các cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền tại Việt Nam.
2. Mục đích nhằm bảo đảm tính nghiêm túc, kịp thời, chính xác trong việc thực hiện nghĩa vụ phối hợp giám sát, thanh tra, kiểm tra, phòng chống tội phạm công nghệ cao, bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng và tuân thủ các quy định pháp luật hiện hành về quản lý hoạt động thương mại điện tử.

Điều 2. Căn cứ pháp lý

Quy chế phối hợp này được xây dựng và áp dụng thống nhất dựa trên các văn bản pháp luật hiện hành của Việt Nam:

1. Luật Thương mại điện tử số 122/2025/QH15 ngày 10/12/2025 và các văn bản hướng dẫn thi hành;
2. Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15 ngày 22/06/2023 và các văn bản hướng dẫn thi hành;
3. Luật An toàn thông tin mạng số 86/2015/QH13 và các văn bản sửa đổi, bổ sung, hướng dẫn thi hành;
4. Luật An ninh mạng số 116/2025/QH15 ngày 10/12/2025 và các văn bản hướng dẫn thi hành;
5. Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân số 91/2025/QH15 ngày 26/06/2025 và Nghị định số 356/2025/NĐ-CP ngày 31/12/2025 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Bảo vệ dữ liệu cá nhân;
6. Nghị định số 248/2026/NĐ-CP ngày 30/06/2026 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Thương mại điện tử, có hiệu lực từ ngày 01/07/2026;
7. Các văn bản pháp luật khác có liên quan và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế (nếu có).

 

CHƯƠNG II: THÔNG TIN PHÁP NHÂN CHỦ QUẢN VÀ ĐẦU MỐI LIÊN LẠC

Điều 3. Thông tin pháp nhân chủ quản nền tảng

Nền tảng thương mại điện tử LONGVAN.VN được sở hữu, quản lý và vận hành hợp pháp bởi:

• Tên tổ chức: CÔNG TY CỔ PHẦN GIẢI PHÁP MỀM LONG VÂN
• Mã số doanh nghiệp/Mã số thuế: 0311806748 do Phòng Đăng ký kinh doanh - Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hồ Chí Minh cấp (đăng ký lần đầu ngày 28/05/2012, đăng ký thay đổi lần thứ 12 ngày 06/11/2025).
• Địa chỉ trụ sở chính: 37/2/6 Đường số 12, Phường An Khánh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam.
• Người đại diện theo pháp luật: Ông QUÁCH ĐÌNH TOÀN – Chức vụ: Giám đốc.

Điều 4. Nhân sự chịu trách nhiệm phối hợp đầu mối

Để bảo đảm việc trao đổi thông tin thông suốt và phản hồi khẩn cấp đối với các yêu cầu từ cơ quan quản lý Nhà nước, Công ty phân công nhân sự chịu trách nhiệm chính như sau:

1. Nhân sự quản lý hoạt động thương mại điện tử:
   • Họ và tên: PHÙNG QUANG HỢP
   • Chức vụ trong công ty: Nhân viên phụ trách TMĐT
   • Số CCCD: 068090012286
   • Điện thoại liên hệ trực tiếp: 0988448554
   • Email: phunghop@longvan.net (hoặc phunghop@longvan.vn)
2. Bộ phận phối hợp nghiệp vụ chuyên môn:
   • Bộ phận Pháp chế & Kiểm soát tuân thủ: Chịu trách nhiệm thẩm định tính pháp lý của văn bản yêu cầu và soạn thảo văn bản phản hồi chính thức.
   • Bộ phận Công nghệ thông tin (IT): Chịu trách nhiệm kỹ thuật trích xuất dữ liệu hệ thống, bảo mật đường truyền và an toàn dữ liệu chia sẻ.
   • Ban Giám đốc: Chịu trách nhiệm phê duyệt cuối cùng đối với nội dung và danh mục dữ liệu bàn giao cho cơ quan chức năng.

 

CHƯƠNG III: TRÌNH TỰ QUY TRÌNH 6 BƯỚC TRÍCH XUẤT VÀ CUNG CẤP DỰ LIỆU

Khi nhận được yêu cầu chính thức từ cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền liên quan đến hoạt động của nền tảng, LONGVAN.VN vận hành quy trình nghiệp vụ chuẩn hóa gồm 6 bước khép kín dưới đây:

1. Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu hợp pháp

• Bộ phận Chăm sóc khách hàng hoặc Ban Giám đốc tiếp nhận văn bản yêu cầu chính thức (hoặc yêu cầu điện tử hợp pháp) từ cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền (bao gồm Bộ Công Thương, Sở Công Thương, Cơ quan Công an, Thanh tra chuyên ngành...).
• Thông tin yêu cầu lập tức được chuyển tiếp tới Bộ phận Pháp chế và Nhân sự quản lý TMĐT (Ông Phùng Quang Hợp) để ghi nhận vào sổ theo dõi phối hợp.

2. Bước 2: Xác minh thẩm quyền và xác định phạm vi dữ liệu

• Bộ phận Pháp chế thực hiện kiểm tra nhanh tính hợp pháp của văn bản yêu cầu, thẩm quyền của cơ quan gửi yêu cầu theo quy định pháp luật.
• Xác định chính xác danh mục và phạm vi thông tin dữ liệu cần trích xuất (ví dụ: thông tin định danh của một tài khoản Người bán cụ thể, lịch sử giao dịch đơn hàng, trạng thái đặt lịch khám y tế, lịch sử thanh toán, hoặc nội dung phản ánh khiếu nại liên quan).

3. Bước 3: Trích xuất dữ liệu trên hệ thống

• Bộ phận Công nghệ thông tin (IT) sử dụng tài khoản quản trị hệ thống có phân quyền truy cập nâng cao để tiến hành truy vấn, kết xuất dữ liệu điện tử từ cơ sở dữ liệu gốc tại Datacenter (FPT Telecom Quận 7).
• Các nhóm dữ liệu được phép trích xuất bao gồm:
  • Thông tin định danh chủ thể: Tên đăng ký, số CCCD/MST, địa chỉ trụ sở, số điện thoại, email, thông tin tài khoản ngân hàng của Người bán hoặc Người mua liên quan.
  • Thông tin hàng hóa, dịch vụ và vé đăng tải: Lịch sử đăng bài, nội dung mô tả, giá niêm yết, hình ảnh và hồ sơ pháp lý chuyên ngành đã kiểm duyệt (Giấy phép hoạt động phòng khám Clinic, Chứng chỉ hành nghề y tế của bác sĩ, Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm, Hợp đồng đại lý vé...).
  • Dữ liệu giao dịch: Chi tiết đơn hàng hàng hóa vật lý, đơn đặt lịch dịch vụ Spa/Y tế, đơn đặt vé máy bay/tàu/xe, thời điểm giao dịch, trạng thái thanh toán và thông tin giao nhận logistics.
  • Nhật ký phản ánh và khiếu nại: Chi tiết tiến trình giải quyết phản ánh khiếu nại giữa các bên liên quan lưu giữ trên hệ thống.

4. Bước 4: Kiểm tra, đối chiếu và chuẩn hóa định dạng dữ liệu

• Bộ phận Quản lý nền tảng thực hiện kiểm tra kỹ lưỡng tính toàn vẹn, tính nhất quán của dữ liệu đã trích xuất, bảo đảm dữ liệu phản ánh chính xác trạng thái lịch sử hệ thống, không có sự sai lệch hay biến đổi thông tin gốc.
• Chuẩn hóa dữ liệu theo định dạng yêu cầu (như tệp Excel, CSV, PDF hoặc định dạng dữ liệu điện tử chuyên biệt khác theo yêu cầu của cơ quan chức năng).

5. Bước 5: Thực hiện cung cấp và truyền gửi dữ liệu an toàn

• LONGVAN.VN tiến hành gửi dữ liệu đã được chuẩn hóa đến cơ quan Nhà nước có thẩm quyền thông qua phương thức bảo mật: công văn kèm thiết bị lưu trữ dữ liệu mã hóa, truyền gửi qua thư điện tử chính thức được xác thực hoặc bàn giao trực tiếp bằng văn bản ký nhận đóng dấu của công ty.
• Bảo đảm an toàn dữ liệu trong suốt quá trình truyền nhận, ngăn ngừa tuyệt đối nguy cơ rò rỉ thông tin cá nhân của người dùng không thuộc phạm vi yêu cầu ra bên ngoài.

6. Bước 6: Ghi nhận và lưu vết hoạt động phối hợp

• Hệ thống quản trị tự động ghi nhận và lưu giữ nhật ký phối hợp khép kín phục vụ hậu kiểm của công ty và cơ quan chức năng, bao gồm các thông tin bắt buộc:
  • Thời điểm tiếp nhận văn bản và thời điểm hoàn tất bàn giao dữ liệu;
  • Thông tin chi tiết về cơ quan gửi yêu cầu, số công văn và người ký yêu cầu;
  • Danh mục, phạm vi dữ liệu và số lượng bản ghi đã được trích xuất cung cấp;
  • Nhân sự chịu trách nhiệm phê duyệt và nhân sự trực tiếp thực hiện trích xuất hệ thống.

 

CHƯƠNG IV: THỜI HẠN XỬ LÝ NỘI BỘ VÀ MỨC ĐỘ ƯU TIÊN

LONGVAN.VN cam kết tuân thủ nghiêm ngặt thời hạn cung cấp thông tin phục vụ công tác giám sát, thanh tra pháp luật nhằm bảo đảm tốc độ xử lý nhanh nhất:

Điều 5. Thời hạn xử lý thông thường

1. Đối với các yêu cầu cung cấp dữ liệu phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra và xử lý vi phạm thông thường, LONGVAN.VN quy định thời gian hoàn thành toàn bộ quy trình xử lý kỹ thuật nội bộ tối đa không quá 24 giờ kể từ thời điểm tiếp nhận đầy đủ yêu cầu hợp pháp của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
2. Trường hợp cơ quan chức năng có quy định cụ thể thời hạn phản hồi ngắn hơn trong văn bản yêu cầu, hoặc pháp luật chuyên ngành có quy định khác, LONGVAN.VN sẽ tuân thủ tuyệt đối theo thời hạn đó.

Điều 6. Cơ chế ưu tiên xử lý khẩn cấp

1. Đối với các yêu cầu phối hợp có tính chất khẩn cấp đe dọa đến an toàn hệ thống thông tin, quyền lợi tài chính diện rộng của người tiêu dùng, phòng chống hành vi vi phạm pháp luật nghiêm trọng đang diễn ra, hoặc yêu cầu áp dụng khẩn cấp các biện pháp ngăn chặn từ cơ quan chức năng, LONGVAN.VN sẽ lập tức kích hoạt cơ chế xử lý khẩn cấp.
2. Toàn bộ các bộ phận Pháp chế, IT và Ban Giám đốc phối hợp thực hiện gỡ bỏ khẩn cấp, tạm ẩn sản phẩm, đình chỉ hoạt động gian hàng vi phạm hoặc trích xuất cung cấp dữ liệu định danh trong thời gian sớm nhất có thể ngay sau khi tiếp nhận yêu cầu, bất kể khung giờ làm việc thông thường.

 

CHƯƠNG V: PHỐI HỢP KIỂM SOÁT VÀ XỬ LÝ VI PHẠM THEO YÊU CẦU

LONGVAN.VN phối hợp chặt chẽ với cơ quan chức năng để xử lý triệt để các nội dung và chủ thể có dấu hiệu vi phạm pháp luật trên sàn giao dịch trung gian:

Điều 7. Xử lý thông tin sản phẩm và gian hàng vi phạm

Khi nhận được thông báo hoặc yêu cầu xử lý từ cơ quan quản lý Nhà nước, LONGVAN.VN tiến hành:

1. Thực hiện rà soát dữ liệu đối chiếu trên toàn website đối với sản phẩm, dịch vụ hoặc vé bị phản ánh.
2. Áp dụng ngay biện pháp tạm ẩn sản phẩm khỏi giao diện công khai để ngăn chặn phát sinh giao dịch mới trong thời gian xác minh.
3. Tiến hành gỡ bỏ vĩnh viễn thông tin hàng hóa, dịch vụ vi phạm; từ chối hiển thị nội dung quảng cáo sai sự thật khi có kết luận chính thức của cơ quan có thẩm quyền.

Điều 8. Áp dụng chế tài đối với tài khoản Người bán vi phạm

Sẵn sàng thực hiện các biện pháp chế tài tài khoản đối tác theo văn bản yêu cầu hợp pháp của cơ quan Nhà nước:

1. Hạn chế tính năng đăng tải sản phẩm, dịch vụ mới của gian hàng vi phạm;
2. Tạm ngừng hoặc tạm khóa quyền hoạt động của tài khoản Người bán/Nhà cung cấp phục vụ công tác điều tra;
3. Khóa vĩnh viễn và chấm dứt hợp đồng hợp tác, gỡ bỏ hoàn toàn gian hàng của đối tác có hành vi lừa đảo, kinh doanh hàng cấm hoặc vi phạm pháp luật nghiêm trọng.

Điều 9. Phối hợp kiểm soát ngành nghề kinh doanh có điều kiện

LONGVAN.VN thực hiện cơ chế lưu giữ nghiêm ngặt và sẵn sàng trích xuất cung cấp toàn bộ hồ sơ năng lực chuyên ngành của đối tác phục vụ hậu kiểm của cơ quan chức năng, bao gồm:

1. Dịch vụ y tế, phòng khám Clinic, chăm sóc sức khỏe: Giấy phép hoạt động cơ sở khám bệnh, chữa bệnh; danh sách bác sĩ trực tiếp thực hiện và Chứng chỉ hành nghề y tế tương ứng.
2. Mỹ phẩm, sản phẩm chăm sóc cá nhân: Phiếu công bố sản phẩm mỹ phẩm đã được tiếp nhận và các hóa đơn, chứng từ chứng minh rõ nguồn gốc xuất xứ của lô hàng.
3. Đại lý vé máy bay, tàu, xe: Hợp đồng đại lý phân phối vé, giấy ủy quyền phát hành vé hợp lệ từ các hãng vận tải gốc.

 

CHƯƠNG VI: PHƯƠNG THỨC KẾT NỐI KỸ THUẬT VÀ CHẾ ĐỘ BÁO CÁO ĐỊNH KỲ

Điều 10. Giải pháp kết nối kỹ thuật trực tuyến tự động (API)

1. LONGVAN.VN cam kết sẵn sàng phát triển giải pháp công nghệ thông tin để tích hợp kết nối chia sẻ dữ liệu trực tuyến tự động (thông qua cổng API bảo mật hoặc cổng thông tin điện tử dùng riêng) với hệ thống quản lý hoạt động thương mại điện tử của cơ quan quản lý Nhà nước khi hệ thống tập trung này đi vào vận hành.
2. Bảo đảm giải pháp kết nối tuân thủ đầy đủ các tiêu chuẩn kỹ thuật về an toàn, an ninh mạng, mã hóa dữ liệu truyền tải HTTPS/TLS và phân quyền truy cập chặt chẽ theo đúng hướng dẫn kỹ thuật của cơ quan chức năng.

Điều 11. Chế độ báo cáo định kỳ hằng năm

1. LONGVAN.VN thực hiện nghiêm túc nghĩa vụ báo cáo kết quả hoạt động thương mại điện tử định kỳ hằng năm theo quy định tại Nghị định số 248/2026/NĐ-CP.
2. Trước ngày 15 tháng 02 hằng năm, Bộ phận Kế toán - Tài chính phối hợp cùng Nhân sự quản lý TMĐT (Ông Phùng Quang Hợp) chịu trách nhiệm tổng hợp toàn bộ số liệu giao dịch, hoạt động của nền tảng thương mại điện tử trung gian của năm trước đó để lập báo cáo theo đúng biểu mẫu quy định và gửi trực tuyến thông qua Hệ thống quản lý hoạt động thương mại điện tử của Bộ Công Thương.

 

CHƯƠNG VII: BẢO MẬT THÔNG TIN VÀ AN TOÀN DỮ LIỆU

Điều 12. Bảo vệ dữ liệu cá nhân theo Nghị định số 13/2023/NĐ-CP

1. Việc trích xuất và cung cấp dữ liệu cho cơ quan Nhà nước có thẩm quyền phải được thực hiện trên nguyên tắc bảo mật tối đa, chỉ cung cấp đúng, đủ phạm vi dữ liệu phục vụ mục đích yêu cầu của văn bản pháp lý chuyên ngành.
2. Tuyệt đối không được lợi dụng việc phối hợp cung cấp thông tin để chia sẻ, tiết lộ thông tin cá nhân, dữ liệu giao dịch hoặc thông tin bệnh án y tế nhạy cảm của Người dùng cho bất kỳ bên thứ ba không có thẩm quyền nào khác.

Điều 13. Biện pháp kỹ thuật bảo vệ dữ liệu gốc

1. Toàn bộ dữ liệu giao dịch, hợp đồng điện tử và hồ sơ đối tác được lưu trữ an toàn trên hệ thống máy chủ ảo triển khai tại Trung tâm dữ liệu FPT Telecom (Quận 7, TP. HCM) đạt tiêu chuẩn bảo mật Datacenter Tier III và hệ thống quản lý an toàn thông tin đạt chứng nhận quốc tế ISO/IEC 27001:2022.
2. Thiết lập cơ chế sao lưu dữ liệu tự động định kỳ 02 lần mỗi ngày, lưu trữ độc lập để ngăn ngừa rủi ro mất dữ liệu, bảo đảm khả năng phục hồi thảm họa kịp thời khi phát sinh sự cố kỹ thuật.
3. Nhật ký hệ thống (System logs) ghi nhận chi tiết lịch sử truy cập, lịch sử thao tác của tài khoản quản trị khi thực hiện trích xuất dữ liệu phục vụ cơ quan Nhà nước được lưu trữ an toàn tối thiểu 30 ngày.

 

CHƯƠNG VIII: ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 14. Hiệu lực và Sửa đổi quy chế

1. Cơ chế phối hợp và cung cấp thông tin cho cơ quan Nhà nước này chính thức có hiệu lực kể từ ngày ban hành.
2. Công ty Cổ phần Giải pháp Mềm Long Vân có quyền chủ động sửa đổi, bổ sung quy chế này nhằm đáp ứng tốt nhất các yêu cầu kỹ thuật thực tế và các thay đổi của quy định pháp luật quản lý Nhà nước hằng năm.

ĐẠI DIỆN THEO PHÁP LUẬT CỦA CÔNG TY

Giám đốc

(Đã ký số/Đóng dấu)

 

 

QUÁCH ĐÌNH TOÀN